○福岡市交通局公文書規程

平成18年10月30日

交通事業管理規程第13号

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第5条)

第2節 管理組織(第6条―第10条)

第3節 管理簿等(第11条―第13条)

第2章 収受及び処理

第1節 受付及び収受(第14条―第17条)

第2節 収受後の処理(第18条・第19条)

第3章 起案及び決裁

第1節 起案(第20条・第21条)

第2節 決裁及び合議(第22条―第25条)

第4章 施行

第1節 文書記号及び文書番号等(第26条―第28条)

第2節 発送等(第29条―第34条)

第5章 整理及び保存

第1節 整理(第35条―第39条)

第2節 保存(第40条―第52条)

第6章 廃棄(第53条―第55条)

第7章 議案等の取扱い(第56条―第59条)

第8章 補則(第60条)

附則

第1章 総則

第1節 通則

(趣旨)

第1条 この規程は,別に定めがあるもののほか,交通局(以下「局」という。)における公文書の作成,分類及び廃棄に関する基準その他公文書の管理及び取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真,フィルム及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして,局が保有しているものをいう。ただし,官報,公報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(3) 課 分掌規程に規定する課及び課に相当する組織をいう。

(4) 文書管理システム 文書等の収受,起案,施行(文書の発送,電磁的記録の送信その他本市の意思を相手方に伝達することをいう。以下同じ。),保存,廃棄その他の公文書の管理に関する事務(以下「公文書事務」という。)の処理を行う電子情報処理システムであって,総務企画局行政部総務課長が管理するものをいう。

(5) 庶務管理システム 職員の服務の管理及び給与の支給等に関する事務の処理等を行う電子情報処理システムであって,総務企画局人事部人事課長が管理するものをいう。

(6) 電子メール 全庁OAシステムにおいて送信及び受信の用に供される電磁的記録をいう。

(7) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について,改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(8) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(通信回線等により地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークをいう。)の電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(9) 紙起案 起案用紙(様式第1号又は様式第2号)その他文書による起案をいう。

(10) 電子起案 文書管理システムによる起案をいう。

(11) 紙決裁 紙起案を行った案件への押印等の方法による決裁をいう。

(12) 電子決裁 電子起案を行った案件への電子的方法による決裁をいう。

(平成21交規程6・平成22交規程10・一部改正)

(公文書取扱いの原則)

第3条 公文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに,常に整理してその所在及び処理状況を明らかにし,適正に管理しなければならない。

(公文書の区分)

第4条 公文書は,次の各号に掲げるとおり区分し,その意義は当該各号に定めるところによる。

(1) 議案 法令の規定により,議会の議決を求めて議会に提案するものをいう。

(2) 議会提出文書 法令の規定等により,議会に提出するもの(議案を除く。)をいう。

(3) 専決処分書 専決処分(地方自治法(昭和22年法律第67号)第179条の規定に基づく処分をいう。)をするものをいう。

(4) 条例 地方自治法に基づいて条例とするものをいう。

(5) 規則 地方自治法に基づいて規則とするものをいう。

(6) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)に基づいて企業管理規程とするものをいう。

(7) 訓令 局内一般又は特定の部若しくは課若しくはこれらに所属する職員に対して事務処理又は一定事項につき令達するもので例規となるものをいう。

(8) 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するものをいう。

(9) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知するものをいう。

(10) 一般公文書 前各号のいずれにも該当しないものをいう。

(平成22交規程10・一部改正)

(各システムによる処理)

第5条 公文書の管理及び取扱いについては,原則として文書管理システム及び庶務管理システム(以下「各システム」という。)により行うものとする。

(平成21交規程6・一部改正)

第2節 管理組織

(公文書事務の統括)

第6条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は,局における公文書の管理に関する事務を統括する。

2 総務課長は,必要があると認めるときは,次に掲げる措置をとることができる。

(1) 各課において行う公文書事務について調査し,又は関係帳簿及び資料の提出を求め,その結果に基づいて,各課の文書管理者に対し必要な措置を講じるよう求めること。

(2) 文書主任会議を招集し,公文書事務に関する連絡及び調整を行うこと。

(平成22交規程10・一部改正)

(文書管理者)

第7条 公文書の管理に関する事務を所掌させるため,各課に文書管理者を置き,当該課の長をもってこれに充てる。

2 文書管理者は,当該課における公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに,文書管理システムの適正利用を図り,当該課の文書主任及び文書副主任に対し必要な指示をするものとする。

(文書主任等の設置)

第8条 総務部総務課(以下「総務課」という。)に統括文書主任1名を置く。

2 各課に文書主任及び文書副主任各1名を置く。

(文書主任等の選任)

第9条 統括文書主任は,総務課総務係長をもって充てる。

2 文書主任は,当該課の庶務を担当する係長を,文書副主任は,庶務を担当する職員をもって充てる。

(文書主任等の職務)

第10条 統括文書主任は,総務課長の命を受け,局における次に掲げる事務を行う。

(1) 公文書処理の統括に関すること。

(2) 公文書事務の改善指導に関すること。

(3) 完結した公文書の引継ぎに関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか,公文書事務に関し必要なこと。

2 各課の文書主任は,当該課の文書管理者の命を受け,当該課における次に掲げる事務を行う。

(1) 公文書の収受及び配布に関すること。

(2) 公文書の整理,保存及び廃棄に関すること。

(3) 各システムの適正利用その他公文書事務に関し必要なこと。

3 文書副主任は,文書主任を補佐し,文書主任が当該事務を行うことができない場合は,その職務を代理する。

(平成21交規程6・平成22交規程10・一部改正)

第3節 管理簿等

(文書管理システム上に設ける管理簿)

第11条 各課は,文書管理システム上に次に掲げる管理簿を設ける。

(1) 公文書ファイル管理簿(様式第3号)

(2) 収受発送簿(様式第4号)

(平成22交規程10・一部改正)

(総務課備付け帳簿)

第12条 総務課に次の帳簿を備え付ける。ただし,第4号に掲げる帳簿については,当該帳簿に関する電磁的記録の備付けに代えることができる。

(1) 特殊文書受付収受簿(様式第5号)

(2) 金券受付収受簿(様式第6号)

(3) 電報受付収受簿(様式第7号)

(4) 公示令達番号簿(様式第8号)

2 各課(総務課を除く。)に必要に応じて前項第1号から第3号までに掲げる帳簿を備え付ける。

(平成22交規程10・一部改正)

(管理簿等の作成)

第13条 第11条で規定する管理簿及び前条で規定する帳簿(同条第1項の規定により作成された電磁的記録を含む。)は,会計年度により作成しなければならない。ただし,暦年により作成する必要があるものについては,この限りでない。

第2章 収受及び処理

第1節 受付及び収受

(到達した文書の取扱い)

第14条 局に到達した文書(各課に直接到達したものを除く。)は,総務課において受け付け,文書の封筒等に受付印(様式第9号)を押さなければならない。ただし,次の各号のいずれかに該当する文書については,受付印の押なつを省略することができる。

(1) 通知書,案内書その他これらに類する軽易な文書

(2) 新聞,雑誌,冊子その他これらに類する印刷物

(3) 一時に多数を受け付ける文書であって,かつ配布すべき主管課が明らかなもの

2 前項の規定により受け付けた文書のうち,次の各号に掲げるものについては,当該各号に定める処理をしなければならない。

(1) 特殊取扱いに係る郵便(現金書留を除く。),特定信書便(書留扱いのものに限る。),機密文書,入札書並びに訴訟及び不服申立てに係る文書 特殊文書受付収受簿に記帳すること。なお,受付の日時が権利の取得,変更又は喪失に関係がある文書にあっては当該文書の封筒に受付時刻を記入すること。

(2) 現金書留郵便(金券が同封されている文書を含む。) 金券受付収受簿に記帳すること。

(3) 電報 余白に受付時刻を記入し,電報受付収受簿に記帳すること。

(平成19交規程20・平成22交規程10・一部改正)

(文書の配布)

第15条 前条第1項の規定により受け付けた文書は,当該文書の主管課に配布しなければならない。この場合において,前条第2項各号に掲げる文書については,主管課の文書主任の受領印を徴して配布しなければならない。

2 前項の場合において,封筒等の記載事項から配布先を決めることができないときは,当該文書を開封のうえ,当該文書の内容により総務課長が配布先を定めるものとする。

3 2以上の課に関係ある文書は,その関係の最も深い主管課に配布するものとする。その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは,総務課長がその配布先を定めるものとする。

(文書の受領)

第16条 各課の文書主任は,特に総務課長が指定した場合を除き,1日1回,総務課において文書を受領しなければならない。

2 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは,文書主任において理由を付し,速やかに総務課長に返送しなければならない。

(収受)

第17条 文書主任は,前条の規定により文書を受領した場合,文書が直接各課に到達した場合又は電子メール若しくは文書管理システムを利用した電磁的記録を受信した場合において,職務上必要と認めるときは,文書管理システムに収受の登録(以下「収受登録」という。)を行わなければならない。この場合において,第14条第2項各号に掲げる文書がある場合は,併せて当該各号に定める処理をしなければならない。

2 前項の規定により収受登録を行う文書については,併せて収受印(様式第10号)を押さなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず,次の各号のいずれかに該当する文書又は電磁的記録は,文書管理システムにおける収受登録を要しない。

(1) 第14条第1項各号のいずれかに該当する文書

(2) 通知,案内等その内容が軽易な電磁的記録

(3) 主管課において,収受発送簿に代わる他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたもの

(4) 他の法令等において処理の方法が定められているもの

4 総合行政ネットワーク文書については,総務課の文書主任において受信し,次に定めるところにより処理を行うものとする。

(1) 総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されているかどうかを確認すること。

(2) 前号の規定により確認を行った当該文書を速やかに当該文書の主管課に送信すること。

(3) 当該文書の主管課が収受登録を行うこと。

(平成22交規程10・一部改正)

第2節 収受後の処理

(収受した公文書の処理)

第18条 収受した公文書(以下「収受文書」という。)は,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次のいずれかに該当する収受文書は,速やかに一応供覧(処理について指示を受けるため上司に供覧することをいう。)をしなければならない。

 重要な事案で処理について直接上司の処理を必要とするもの

 処理について長期の日時を要すると認められるもの

(2) 前号に該当しない収受文書への対応については,速やかに起案すること。

(3) 通知書等特段の措置を必要としないものについては,供覧すること。

(4) 前3号に定めるもののほか,関係職員への周知が必要であるときは,収受文書を回覧すること。

(平成22交規程10・一部改正)

(他の課に関係ある収受文書)

第19条 文書主任は,収受文書が2以上の課に関係あるときは,電磁的記録にあっては文書管理システム等による関係課への送信により,文書にあっては電磁的記録に変換したものの送信又は写しの配布により,これを関係課に通知しなければならない。

第3章 起案及び決裁

第1節 起案

(起案)

第20条 起案は,電子起案によるものとし,次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 関連事項は,支障のない限り一括して起案すること。

(2) 2以上の課の主管に属する事務に関するものであるときは,あらかじめ関係ある課と十分協議して起案すること。

(3) 起案年月日,文書分類記号,保存期間決裁区分(福岡市交通局理事以下専決規程(平成6年福岡市交通局訓令第2号。以下「専決規程」という。)等に定める区分をいう。)及び起案の理由を登録するとともに,関係法令その他参考となる事項を明らかにする資料を添付すること。

(4) 前号に規定する資料が文書である場合は,可能な限り電磁的記録へ変換すること。

(5) 非公開情報(福岡市情報公開条例(平成14年福岡市条例第3号)第7条各号に掲げる情報をいう。)が含まれているときは,当該情報がみだりに知られることのないよう,文書管理システムへの登録において,件名及び共有区分を適切に取り扱うこと。

2 前項の規定にかかわらず,次の各号に掲げる場合は,当該各号に定める方法による起案を行うことができる。

(1) 次の又はに該当する場合 起案用紙(様式第1号に限る。第4項第1号において同じ。)による起案

 機密に属し,所属する課内での共有ができない場合

 関係書類が大量である場合又は電磁的記録以外のものである場合

 その他主管課長が電子起案により難いと判断した場合

(2) 法令等で規定されている様式又は定例的なもので主管課長が様式を定めている場合 当該様式(以下「特定の様式」という。)による起案

(3) 当該文書の内容が定例又は軽易なものである場合 収受した文書の余白に処理案を朱書して行う起案(以下「簡易起案」という。)

3 前項に規定する起案は,次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 緊急を要する文書は「至急」と,重要な文書は「重要」と起案に用いる用紙等に朱書すること。

(2) 機密に属する文書は,「秘」と起案に用いる用紙等に表示するほか,封筒に入れる等配慮すること。

4 前項に定めるもののほか,次の各号に掲げる起案は,当該各号により行わなければならない。

(1) 起案用紙による起案 第1項第1号から第3号までの規定の例により起案を行い,件名その他必要事項を文書管理システムに登録すること。

(2) 特定の様式による起案及び簡易起案 第1項第1号から第3号までの規定の例により起案を行うこと。ただし,文書分類記号,保存期間及び決裁区分については,省略することができる。

(平成21交規程6・全改,平成22交規程10・一部改正)

(作成要領及び公文例)

第21条 公文書の作成要領については,福岡市公文書規程(平成18年福岡市訓令第14号)の規定の例による。

2 議案,議会提出文書,専決処分書,条例及び規則の公文例は,福岡市公文書規程別表に定めるところによる。

3 管理規程,訓令,告示及び公告並びに施行する文書の公文例は,福岡市公文書規程別表に定める規則,訓令,告示及び公告並びに施行する文書の公文例の例による。この場合において,規則の公文例中「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と,「福岡市規則第○号」とあるのは「福岡市交通事業管理規程第○号」と読み替え,訓令の公文例中「福岡市訓令第○号」とあるのは「福岡市交通局訓令第○号」と,「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と読み替え,告示の公文例中「福岡市告示第○号」とあるのは「福岡市交通局告示第○号」と,「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と読み替えるものとする。

第2節 決裁及び合議

(決裁)

第22条 決裁を要する公文書は,上司の承認を受けた後,決裁権者又は専決権者の決裁を受けなければならない。

2 前項の場合において,紙起案を行った案件については紙決裁を行うものとし,電子起案を行った案件については電子決裁を行うものとする。

(平成22交規程10・一部改正)

(合議等)

第23条 2以上の部又は課に関係ある事項については,関係の深い部又は課から順次合議しなければならない。

2 電気工作物の工事,維持及び運用に関する保安の確保に関する事項については,電気主任技術者に合議しなければならない。

3 合議を受けた者は,その公文書を速やかに処理しなければならない。

(平成21交規程6・一部改正)

(合議文書の廃案等の通知)

第24条 合議済みの決裁文書を廃案し,又はその内容を変更したときは,その旨を合議先の部及び課に通知しなければならない。

(代決等)

第25条 分掌規程及び専決規程の規定により代決を行う場合は,紙決裁によるものとし,当該押なつ欄に「代」と朱書きし,代決する者が押なつしなければならない。この場合において,決裁権者又は専決権者が復帰したときは,速やかに報告し,又は供覧しなければならない。

2 緊急を要する決裁で,決裁権者又は専決権者以外の上司が不在の場合は,次の各号に掲げる区分に応じ,当該各号に定めるところによらなければならない。

(1) 紙決裁 起案用紙等の当該押なつ欄に「後閲」と朱書し,当該上司が登庁の際,速やかに報告し,又は供覧すること。

(2) 電子決裁 文書管理システムに後閲の処理を行い,当該上司が登庁の際,直ちに確認できる状態にすること。

(平成21交規程6・一部改正)

第4章 施行

第1節 文書記号及び文書番号等

(決裁を経た起案文書の取扱い)

第26条 起案文書(紙起案又は電子起案を行った公文書をいう。以下同じ)の決裁が完了したときは,決裁年月日を起案用紙等又は文書管理システムに記録し,次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 施行を要する公文書(軽易なものを除く。)については,次条に定めるところにより文書記号及び文書番号を付すこと。

(2) 前号に規定するもの以外の公文書については,その内容に従い,適切に処理すること。

(平成22交規程10・一部改正)

(文書記号及び文書番号)

第27条 文書記号は,局,部又は課の名称の略称を基準として総務課長が定めるものとする。

2 文書番号は,会計年度又は暦年ごとに付すものとする。この場合において,収受文書に対する回答として発送等を行う公文書又は発送等を行った公文書に対する回答として収受する公文書については,既に付した番号を用いるものとする。

(浄書)

第28条 浄書を要する公文書については,起案者が浄書したものを決裁を経た起案文書と照合しなければならない。

第2節 発送等

(発信者名義等)

第29条 公文書の発信者名義は,市長,交通事業管理者その他法令により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし,軽易なものについては,その性質及び内容に応じた発信者名義とすることができる。

2 前項の規定にかかわらず,印影印刷用公印の印影を使用する公文書及び本市の機関へ伝達する公文書については,職名のみによることができる。

3 施行を要する公文書には,必要に応じ,発信者名の下に所管の局部課名を括弧書きで表示するとともに下部余白に担当者名及び連絡先を表示するものとする。

(公印及び契印)

第30条 施行する公文書への公印の押なつは,当該公文書が次の各号のいずれかに該当する場合に行うものとする。

(1) 契約,許可,認可,その他法的効果を有するもの

(2) 法令等において公印の押なつを要することとされているもの

(3) 前2号に掲げるもののほか,主管課長が必要と認めるもの

2 本市の機関以外に対して施行する公文書への公印の押なつを省略するときは,当該公文書の右上に「公印省略」と表示しなければならない。

3 第1項第1号に規定する公文書が2枚以上のものであるときは,公印でその継ぎ目を割印しなければならない。

4 契印は,特に必要と認められる場合に限り,押なつするものとする。

(平成22交規程10・一部改正)

(発送等)

第31条 本市の機関以外への公文書(電磁的記録を除く。次項において同じ。)の伝達は,発送(電子郵便によるものを除く。以下同じ。)によるものとし,局庁舎内の課にあっては総務課において,局庁舎外の課にあっては主管課において行う。ただし,局庁舎内において緊急を要する場合その他必要があると認める場合は,主管課において発送又は手渡しを行うことができる。

2 電子郵便による公文書の発送方法については,総務課長が別に定めるところによる。

3 本市の機関以外への公文書の伝達(文書管理システム,全庁OAシステム又はファクシミリを利用するものに限る。)は,各課において行うものとする。

4 本市の機関への公文書の伝達は,文書管理システムによる送信により行うものとする。ただし,これにより難い場合は,文書の配布を行うことができる。

(総合行政ネットワーク文書の送信及び電子署名)

第32条 総合行政ネットワーク文書の送信は,総務課の文書主任において行うものとする。

2 総務課の文書主任は,総合行政ネットワーク文書を送信するときは,これに電子署名を付与するものとする。ただし,軽易なものについては,電子署名を付与しないで送信することができる。

3 電子署名に関し必要な事項は,総務課長が別に定める。

(機密等を要する公文書)

第33条 公文書のうちその内容が機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものの施行は文書の発送(電子郵便によるものを除く。)又は手渡しによらなければならない。

2 第31条第4項及び前項の規定にかかわらず,本市の機関へ伝達する公文書のうち親展の取扱いを必要とするものは,電子メールの送信によることができる。

3 機密に属するものについては,その文書及び封筒に「秘」を,親展の取扱いを必要とするものは,「親展」の表示をしなければならない。

(施行後の取扱い)

第34条 起案文書の施行が終わったときは,施行年月日を起案用紙等又は文書管理システムに記録しなければならない。

第5章 整理及び保存

第1節 整理

(文書分類表による整理)

第35条 公文書は別に定める文書分類表に基づき整理しなければならない。

2 文書管理者は,文書分類表の記載事項を変更しようとするときは,速やかに総務課長に申し出て,その承認を受けなければならない。

(完結日)

第36条 公文書が完結する日(以下「完結日」という。)は,次の各号に掲げる公文書の区分に応じ,当該各号に定める日とする。

(1) 議案 議会の議決を経た日

(2) 議会提出文書 議会に提出した日

(3) 専決処分書 専決処分した日

(4) 条例,規則,訓令,管理規程,告示及び公告 公布,公表又は公示をした日

(5) 照会,申請等の往復文書 それらに対して回答,許可等を発送し,若しくは送信し,又はこれらが到達した日

(6) 帳簿類 当該帳簿の閉鎖の日

(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日

(8) 出納に関する書類 当該出納のあった日

(9) 契約関係書類 当該契約の期間が満了する日

(10) 決裁を必要とするもの(前各号に掲げるものを除く。) その決裁が終わった日(ただし,当該公文書が次号に該当する場合は同号に定める日とする。)

(11) 供覧又は回覧を必要とするもの その供覧又は回覧が終わった日

(12) 台帳類のうち決裁等の処理を要しないものであって,主管課長が常時使用するものとして指定したもの 常時使用しなくなった日

(13) 前各号に掲げるもの以外の公文書 当該公文書が施行された日

(平成22交規程10・一部改正)

(完結時の処理)

第37条 紙決裁を行った公文書が完結したときは,次に定めるところにより処理をしなければならない。

(1) 成冊し,その背表紙には,文書の名称,完結年度,保存期間,文書分類記号及び主管課名を記載した文書保存シールを貼ること。

(2) 年間の発生件数が少ないものは,文書分類表上の節及び保存期間が同一の文書に限り,合冊できること。

(3) 目次を付すこと。

(4) 文書の成冊に当たっては,当該文書の保存期間に耐えるよう製本その他の適切な措置を講じること。

2 第20条第1項第4号の規定により文書を電磁的記録に変換したときの当該文書(法令その他刊行物等を除く。)の整理については,前項各号の規定の例による。

3 電子決裁を行った公文書が完結したときは,文書管理システムに完結日を記録するとともに,次条第1項に規定する文書ファイルに綴じ込まなければならない。

4 第1項の場合において,起案用紙(様式第1号)による起案を行ったものであるときは,前項に規定する処理を行わなければならない。

5 公文書の整理は,会計年度ごととする。ただし,暦年ごとに整理する必要がある場合は,この限りでない。

(平成22交規程10・一部改正)

(文書ファイル及び公文書ファイル管理簿の設定)

第38条 各課は,完結した公文書を綴じ込むため,文書管理システム上に文書ファイルを設けなければならない。この場合において,文書ファイルの設定は,文書分類表に定められた名称ごとに行い,完結年度,保存期間その他必要事項を入力するものとする。

2 各課は,前項の文書ファイルについて,公文書が完結した日の属する年度ごとに総務課長が定める時期までに,文書管理システム上に公文書ファイル管理簿を設けなければならない。

(未処理文書の確認及び整理保管)

第39条 文書主任は,その属する課における未処理である文書等の有無について随時確認し,適切な処理がなされるよう担当者に必要な指示を行わなければならない。

2 担当者は,未処理である文書を一定の場所に整理保管し,常にその所在を明らかにしておかなければならない。

第2節 保存

(保存)

第40条 完結した公文書(以下「完結文書」という。)は,文書分類表の区分に従い保存しなければならない。

(保存種別等)

第41条 完結文書の保存の種別,保存期間及び完結文書(電子的記録を除く。)に付す保存シールの色は,次のとおりとする。

(1) 第1種 永年 赤色

(2) 第2種 10年 緑色

(3) 第3種 5年 青色

(4) 第4種 3年 黄色

(5) 第5種 1年 橙(だいだい)

2 主管課長が事務処理上常時使用する完結文書(以下「常用文書」という。)は,事務処理上必要な期間,事務室において保管するものとする。

(電磁的記録の保存及び管理)

第42条 完結文書(電磁的記録に限る。)は,各システムに記録された電磁的記録にあっては総務課長が,各課が所管する公文書である電磁的記録(文書管理システムに記録されたものを除く。)にあっては文書管理者が,次に定めるところにより,適正に保存し,及び管理しなければならない。

(1) き損,滅失,改ざん,漏えい等が生じないようにすること。

(2) 情報化の進展状況,記録媒体の耐用年数等を勘案して,必要に応じて,定期的なバックアップ等の措置を講じること。

2 常用文書の保存は,文書管理システムにおいて行う。ただし,これにより難い場合は,主管課長が指定する場所において保存する。

(平成21交規程6・平成22交規程10・一部改正)

(災害時に対する措置)

第43条 文書管理者は公文書のうち重要なものについては,災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(保存期間の起算)

第44条 保存期間は,会計年度により整理する公文書にあっては当該公文書が完結した日(以下「完結日」という。)の属する会計年度の翌年度の4月1日から,暦年により整理する公文書にあっては完結日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2 前項の規定にかかわらず,常用文書の保存期間は,会計年度により整理する公文書にあっては当該主管課が事務処理上必要とする期間が満了した日(以下「常用期間満了日」という。)の属する会計年度の翌年度の4月1日から,暦年により整理する公文書にあっては常用期間満了日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(電磁的記録以外の完結文書の引継ぎ)

第45条 文書管理者(局庁舎外の課の文書管理者は除く。)は,電磁的記録以外の完結文書(保存期間が1年である公文書及び常用文書を除く。)については,統括文書主任を通じ,当該文書の完結年度の翌々年度(暦年により編さんした完結文書にあっては完結年の翌々年)の8月末日までに総務課長に引き継がなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,文書管理者は,事務処理上その他特別の理由により引継ぎができない完結文書について総務課長の承認を受けて,当該文書管理者の指定する場所において保存することができる。

3 局庁舎外の課の文書管理者は,電磁的記録以外の完結文書をその指定する場所において保存するものとする。

(完結文書の収蔵及び保存の委託)

第46条 総務課長は,前条第1項の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは,直ちに書庫に収蔵しなければならない。

2 総務課長は,前項の規定により収蔵した文書(以下「収蔵文書」という。)について,当該文書を所管する課の文書管理者及び総合図書館長と協議のうえ,適当と認めるものの保存を総合図書館長に委託することができる。

3 前項に定めるもののほか,収蔵文書の保存の委託について必要な事項は,総務課長が定める。

(完結文書の総合図書館長への移管)

第47条 総務課長は,収蔵文書のうち完結後30年を経過したもの(次の各号のいずれかに該当するものを除く。)及び保存期間が満了したもので別に定める基準により歴史的又は文化的価値があると認められるものについては,当該文書を所管する課の文書管理者及び総合図書館長と協議のうえ,当該文書管理者が作成した移管公文書目録(様式第11号)を添えて総合図書館長に移管するものとする。

(1) 現に使用しているもの

(2) 移管することができない特別の理由があるもの

2 文書管理者は,第45条第2項又は第3項の規定により保存する文書(以下「保存文書」という。)のうち完結後30年を経過したもの(前項各号のいずれかに該当するものを除く。)及び保存期間が満了したもので別に定める基準により歴史的又は文化的価値があると認められるものについては,総合図書館長と協議のうえ,当該文書管理者が作成した移管公文書目録を添え総合図書館長へ移管するものとする。

3 文書管理者は,前項の規定により完結文書の移管を行ったときは,総務課長にその旨を報告しなければならない。

4 総務課長は,前項の規定による報告を受けたときは,必要な措置を講じるものとする。

(平成22交規程10・一部改正)

(閲覧及び貸出し)

第48条 文書管理システムにおいて保存されている他課の完結文書を閲覧しようとするときは,当該完結文書の共有区分に従って行わなければならない。

2 収蔵文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは,文書閲覧・貸出申請書(様式第12号)により総務課長に申請しなければならない。

3 収蔵文書は,総務課長の指示に従い,所定の場所で閲覧しなければならない。

4 収蔵文書の貸出期間は,5日以内とする。ただし,総務課長がやむを得ない理由があると認めるときは,この限りでない。

5 総務課長は,貸出期間中であっても,必要があると認めるときは,当該貸出文書を返却させることができる。

6 収蔵文書の貸出しを受けた職員は,当該文書を庁舎外に持ち出し,又は転貸してはならない。ただし,やむを得ない理由があると文書管理者が認め,総務課長の許可を得た場合に限り,庁舎外に持ち出すことができる。

7 前各項の規定は,保存文書の閲覧及び貸出しについて準用する。この場合において,これらの規定中「収蔵文書」とあるのは「保存文書」と,「総務課長」とあるのは「文書管理者」と読み替えるものとする。

(保存期間の延長)

第49条 文書管理者は,次の各号に掲げる公文書については,その保存期間が満了した後においても,それぞれ当該各号に定める期間が満了するまでの間,保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査,検査等の対象となっているもの 当該監査,検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟に関するもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てに関するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定のあった日の翌日から起算して1年間

(4) 福岡市情報公開条例第5条の規定による公開の請求があったもの 同条例第11条第1項又は第2項の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 福岡市個人情報保護条例(平成17年福岡市条例第103号)第18条第1項の規定による開示の請求,第33条第1項の規定による訂正の請求又は第42条の規定による利用停止の請求があったもの 同条例第24条第36条第2項又は第45条第2項の決定の日の翌日から起算して1年間

(6) 前各号に掲げるもののほか,事務処理上保存期間の延長を必要とするもの 当該事務処理上必要とする間

2 文書管理者は,保存期間を経過した公文書で,更に保存年限を定めて保存する必要があるものについては,総務課長の承認を得て,保存期間の延長をすることができる。

(平成22交規程10・一部改正)

(書庫の管理)

第50条 書庫は,総務課長が管理し,整理整とんに努めなければならない。

2 書庫内においては,火気を厳禁し,災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第51条 公文書のうち総務課長が適当と認めるものについては,その公文書をマイクロフィルムにして保存することができる。

2 マイクロフィルムの整理及び保存について必要な事項は,総務課長が別に定める。

(紛失等)

第52条 第48条第2項の規定に基づき,閲覧又は貸出しを受けた収蔵文書を紛失し,破損し,又は汚損したときは,当該職員が所属する課の文書管理者は,総務課長に始末書を提出しなければならない。

2 保存文書を紛失し,破損し,汚損し,又は消去したときは,当該職員が所属する課の文書管理者は,総務課長に始末書を提出しなければならない。

3 総務課長は,前2項の規定により始末書の提出を受けたときは,総務部長の決裁を経て,必要な措置を講じるものとする。

第6章 廃棄

(廃棄)

第53条 保存期間が満了した公文書は,次の各号のいずれかに該当するものを除き,文書管理者による決定に基づいて,廃棄しなければならない。

(1) 第47条第1項及び第2項に規定する総合図書館長へ移管する公文書

(2) 第49条に規定する保存期間の延長を行った公文書

2 それぞれのシステムにおいて保存されている完結文書は,同システムによって廃棄を行い,その他の完結文書については,その形質に応じた廃棄を行うものとする。

3 文書管理者は,公文書の廃棄を行ったときは,総務課長にその旨を報告しなければならない。

(平成21交規程6・一部改正)

(永年文書の廃棄)

第54条 文書管理者は,保存期間が永年である文書(保存を開始した日から10年を経過していないものを除く。)について,廃棄しなければならない特別の事由が生じたときは,これを廃棄することができる。

2 前項の規定により文書を廃棄しようとするときは,主管の部長の決裁を経て,総務課長の承認を得なければならない。

(廃棄時の注意事項)

第55条 個人情報若しくは機密情報が記録されている公文書又は印影その他の悪用のおそれがあると認められるもの(文書管理システムで処理されている公文書を除く。)を廃棄するときは,その部分を裁断し,焼却し,又は消去する等適切な処理をしなければならない。

(平成22交規程10・一部改正)

第7章 議案等の取扱い

(議案等の取扱い)

第56条 議案,議会提出文書,専決処分書,条例,規則,管理規程,訓令,告示及び公告の起案その他の取扱いについては,この章に定めるもののほか,第3章から前章までに定めるところによる。

(起案等)

第57条 次の各号に掲げる案の起案は,起案用紙(様式第2号)を用いることとし,起案したときは,当該各号に定めるところにより総務課へ送付し,審査を受けなければならない。

(1) 議案及び議会提出文書の案 原則として議会に提出しようとする日の40日前までに送付すること。

(2) 専決処分書の案 専決処分をする必要が生じたときは,直ちに送付すること。

(3) 規則,管理規程及び訓令の案 原則として公布又は公表しようとする日の40日前までに送付すること。

(4) 告示及び公告の案 原則として公示しようとする日の20日前までに送付すること。

2 専決処分書の案と議会への当該専決処分の承認を求める議案とは,同時に出議しなければならない。

3 条例,規則,管理規程又は訓令の制定又は改廃に伴い規則,管理規程又は訓令の制定又は改廃が必要であるときは,条例,規則,管理規程又は訓令の案と関係規則,管理規程又は訓令の案を同時に出議しなければならない。

(平成22交規程10・一部改正)

(決裁後の取扱い)

第58条 議案,議会提出文書(総務企画局行政部法制課長が指定するものに限る。),専決処分書,規則,管理規程,訓令,告示及び公告の決裁が完了したときは,起案者は,直ちに次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 議案,議会提出文書,専決処分書及び規則については,総務企画局行政部法制課にその起案文書を送付すること。

(2) 管理規程,訓令,告示及び公告については,総務課へその起案文書を送付するとともに原本を作成すること。

(平成22交規程10・一部改正)

(総務課における処理)

第59条 前条第2号の規定により総務課に送付された起案文書については,総務課において次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 公示令達番号簿に記帳して暦年による番号を付し,公布,公表又は公示の手続きをとること。

(2) 起案文書を保存すること。

(平成22交規程10・一部改正)

第8章 補則

(委任)

第60条 この規程の施行について必要な事項は,総務課長が定める。

2 公文書の取扱いについて,この規程により難い事由がある場合は,総務課長が定めるところにより処理することができる。

附 則

(施行期日)

1 この規程は,平成18年11月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程施行の日から五月間に本市の機関外に対して施行する公文書については,第27条で規定する文書記号に「福」を冠用するものとし,この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程(以下「改正前の規程」という。)第39条に基づきなされた手続はこの規程の相当規定によりなされた手続とみなす。

3 改正前の規程別記様式第1号から第3号まで,様式第7号及び第8号様式第9号から第11号までの規定により作成された様式は,当分の間,所要の調整をして使用することができる。

(福岡市交通局安全管理規程の一部改正)

4 福岡市交通局安全管理規程(平成18年福岡市交通事業管理規程第11号)の一部を次のように改正する。

第23条第3項中「(平成14年福岡市交通事業管理規程第14号)」を「(平成18年福岡市交通事業管理規程第13号)」に改める。

附 則(平成19年9月27日交規程第20号)

この規程は,平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年3月30日交規程第6号)

(施行期日)

1 この規程は,平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程別記様式第1号の規定により作成された様式は,当分の間,所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成22年3月29日交規程第10号)

この規程は,平成22年4月1日から施行する。

(平成21交規程6・全改)

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(平成22交規程10・一部改正)

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福岡市交通局公文書規程

平成18年10月30日 交通事業管理規程第13号

(平成22年4月1日施行)

体系情報
第13類の2 交通事業/第1章 組織・庶務
沿革情報
平成18年10月30日 交通事業管理規程第13号
平成19年9月27日 交通事業管理規程第20号
平成21年3月30日 交通事業管理規程第6号
平成22年3月29日 交通事業管理規程第10号