○福岡市公文書規程

平成18年10月16日

訓令第14号

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第4条)

第2節 管理組織(第5条―第7条)

第3節 管理簿等(第8条―第10条)

第2章 収受及び処理

第1節 受付及び収受(第11条―第15条)

第2節 収受後の処理(第16条・第17条)

第3章 起案及び決裁

第1節 起案(第18条・第19条)

第2節 決裁及び合議(第20条―第22条)

第4章 施行

第1節 文書記号及び文書番号等(第23条―第25条)

第2節 発送等(第26条―第31条)

第5章 整理及び保存

第1節 整理(第32条―第36条)

第2節 保存(第37条―第47条)

第6章 廃棄(第48条・第49条)

第7章 議案等の取扱い(第50条―第54条)

第8章 補則(第55条)

附則

第1章 総則

第1節 通則

(趣旨)

第1条 この規程は,福岡市公文書の管理に関する規則(平成14年福岡市規則第82号。以下「公文書規則」という。)の規定に基づき,本市における公文書の管理及び取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程における用語の意義は,公文書規則の例によるもののほか,次のとおりとする。

(1) 部 福岡市事務分掌規則(平成17年福岡市規則第14号。以下「分掌規則」という。)に規定する部並びに室及び第1種事業所(部に相当する組織に限る。)をいう。

(2) 総務担当課 分掌規則の規定により,当該局の所掌事務に係る局内の総合的な連絡調整に関する事務を担当する課をいう。

(3) 文書管理システム 文書等の収受,起案,施行(文書の発送,電磁的記録の送信その他本市の意思を相手方に伝達することをいう。以下同じ。),保存,廃棄その他の公文書の管理に関する事務(以下「公文書事務」という。)の処理を行う電子情報処理システムであって,総務企画局行政部総務課長(以下「総務課長」という。)が管理するものをいう。

(4) 財務会計システム 財務会計に関する公文書の起案,保存,廃棄その他の事務の処理を行う電子情報処理システムであって,会計室審査課長(以下「審査課長」という。)が管理するものをいう。

(5) 庶務管理システム 職員の服務の管理及び給与の支給等に関する事務の処理等を行う電子情報処理システムであって,総務企画局人事部人事課長(以下「人事課長」という。)が管理するものをいう。

(6) 電子メール 全庁OAシステムにおいて送信及び受信の用に供される電磁的記録をいう。

(7) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(8) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(通信回線等により地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークをいう。)の電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(9) 電子起案 文書管理システム及び財務会計システム(以下「文書及び財務システム」という。)による起案をいう。

(10) 紙起案 起案用紙(様式第1号様式第1号の2又は様式第2号)その他文書による起案をいう。

(11) 電子決裁 電子起案を行った案件への電子的方法による決裁をいう。

(12) 紙決裁 紙起案を行った案件への押印等の方法による決裁をいう。

(平成19訓令5・平成20訓令15・平成21訓令4・平成22訓令6・一部改正)

(公文書の区分)

第3条 公文書の区分は,次のとおりとし,その意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 議案 法令の規定により,議会の議決を求めて議会に提案するものをいう。

(2) 議会提出文書 法令の規定等により,議会に提出するもの(議案を除く。)をいう。

(3) 専決処分書 専決処分(地方自治法(昭和22年法律第67号)第179条又は第180条の規定に基づく処分をいう。)をするものをいう。

(4) 条例 地方自治法に基づいて条例とするものをいう。

(5) 規則 地方自治法に基づいて規則とするものをいう。

(6) 訓令 庁内一般又は特定の局部課若しくはこれらに所属する職員に対して事務処理又は一定事項につき令達するものをいう。

(7) 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するものをいう。

(8) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知するものをいう。

(9) 一般公文書 前各号のいずれにも該当しないものをいう。

(各システムによる処理)

第4条 公文書の管理及び取扱いは,原則として文書管理システム,財務会計システム及び庶務管理システム(以下「各システム」という。)により行うものとする。

(平成20訓令15・一部改正)

第2節 管理組織

(文書主任等)

第5条 総務担当課に統括文書主任を置き,庶務を担当する係長をもって充てる。

2 各課に文書主任及び文書副主任を置き,文書主任は当該課の庶務を担当する係長を,文書副主任は庶務を担当する職員をもって充てる。

(文書管理者等の職務)

第6条 文書管理者(公文書規則第4条第2項の文書管理者をいう。以下同じ。)は,当該課における公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに,各システムの適正利用を図り,当該課の文書主任及び文書副主任に対し,必要な指示をするものとする。

2 各課の文書主任は,文書管理者の命を受け,当該課における次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 公文書の収受及び配布に関すること。

(2) 公文書の整理,保存及び廃棄に関すること。

(3) 各システムの適正利用その他公文書事務に関し必要なこと。

3 文書副主任は,文書主任を補佐し,文書主任が当該事務を行うことができない場合は,その職務を代理する。

4 統括文書主任は,その属する課の文書管理者の命を受け,当該局における次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 公文書処理の統括に関すること。

(2) 完結した公文書の引継ぎに関すること。

(3) 公文書事務の改善指導に関すること。

(4) 各システムの適正利用その他公文書事務に関し必要なこと。

(平成20訓令15・平成21訓令4・一部改正)

(総務課長の権限)

第7条 総務課長は,公文書規則第4条第1項の規定に基づき,必要があると認めるときは,次の各号に掲げる措置をとることができる。

(1) 各課において行う公文書事務について調査し,又は関係帳簿及び資料の提出を求め,その結果に基づいて,各課の文書管理者に対し,必要な措置を講じるよう求めること。

(2) 統括文書主任会議又は文書主任会議を招集し,公文書事務に関する連絡及び調整を行うこと。

第3節 管理簿等

(文書及び財務システム上に設ける管理簿)

第8条 各課は,文書及び財務システム上に次に掲げる管理簿(第2号の管理簿にあっては,文書管理システムに限る。)を設ける。

(1) 文書ファイル管理簿(様式第3号及び様式第3号の2)

(2) 収受発送簿(様式第4号)

(平成20訓令15・一部改正)

(総務課等に備え付ける帳簿)

第9条 総務企画局行政部総務課(以下「総務課」という。)に次の帳簿を備え付ける。

(1) 特殊文書受付収受簿(様式第5号)

(2) 金券受付収受簿(様式第6号)

(3) 電報受付収受簿(様式第7号)

2 各課(総務課を除く。)に必要に応じて前項各号に掲げる帳簿を備え付ける。

3 総務企画局行政部法制課(以下「法制課」という。)に次の帳簿(当該帳簿に関する電磁的記録を作成する場合にあっては当該記録)を備え付ける。

(1) 公示令達番号簿(様式第8号)

(2) 議案等番号簿(様式第9号)

(3) 専決処分番号簿(様式第10号)

4 総務担当課(区役所に係るものに限る。以下「区総務担当課」という。)第1項各号及び前項第1号に掲げる帳簿を備え付ける。

5 守衛又は当直の事務を所管する課に時間外文書受付簿(様式第11号)を備え付ける。

(平成21訓令4・平成22訓令6・一部改正)

(管理簿等の作成)

第10条 第8条で規定する管理簿及び前条で規定する帳簿(同条第3項の規定により作成された電磁的記録を含む。)は,会計年度により作成しなければならない。ただし,暦年により作成する必要があるものについては,この限りでない。

第2章 収受及び処理

第1節 受付及び収受

(到達した文書の取扱い)

第11条 本市に到達した文書(各課に直接到達したものを除く。)は,本庁舎にあっては総務課,区役所庁舎にあっては区総務担当課,本庁舎及び区役所庁舎(以下「庁舎」という。)外の建物にあっては,庶務を担当する課において受け付け,文書の封筒等に受付印(様式第12号様式第13号又は様式第14号)を押さなければならない。ただし,次に掲げる文書については,受付印の押なつを省略することができる。

(1) 通知書,案内書その他これらに類する軽易な文書

(2) 新聞,雑誌,冊子その他これらに類する印刷物

(3) 一時に多数を受け付ける文書であって,かつ,配布すべき主管課が明らかなもの

2 前項の規定により受け付けた文書のうち,次の各号に掲げるものについては,当該各号に定める処理をしなければならない。

(1) 特殊取扱に係る郵便(現金書留を除く。),特定信書便(書留扱いのものに限る。),機密文書,入札書並びに訴訟及び不服申立てに係る文書 特殊文書受付収受簿に記帳すること。なお,受付の日時が権利の取得,変更又は喪失に関係がある文書にあっては,当該文書の封筒に受付時刻を記入すること。

(2) 現金書留郵便(金券が同封されている文書を含む。) 金券受付収受簿に記帳すること。

(3) 電報 余白に受付時刻を記入し,電報受付収受簿に記帳すること。

(平成19訓令5・平成19訓令17・平成21訓令4・一部改正)

(文書の配布)

第12条 前条第1項の規定により受け付けた文書は,当該文書の主管課に配布しなければならない。この場合において,前条第2項各号に掲げる文書については,主管課の文書主任の受領印を徴して配布しなければならない。

2 前項の場合において,封筒等の記載事項から配布先を決めることができないときは,当該文書を開封のうえ,本庁舎にあっては総務課長,区役所庁舎にあっては区総務担当課の長(以下「区総務担当課長」という。),庁舎外の建物にあっては庶務を担当する課の課長が,当該文書の内容により配布先を定めるものとする。

3 2以上の課に関係ある文書は,その関係の最も深い主管課に配布するものとする。その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは,前項に規定する各課長がその配布先を定めるものとする。

(平成21訓令4・一部改正)

(文書の受領)

第13条 本庁の各課の文書主任は,特に総務課長が指定した場合を除き,午前及び午後の各1回,総務課において文書を受領しなければならない。

2 区役所の各課の文書主任は,区総務担当課長が定める時刻に区総務担当課において,文書を受領しなければならない。

3 庁舎外の各課の文書主任は,各日1回,庶務を担当する課において,文書を受領しなければならない。

4 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは,文書主任において理由を付し,速やかに前条第2項に規定する各課長へ返送しなければならない。

(平成21訓令4・一部改正)

(時間外に到達した文書)

第14条 守衛又は当直者は,第11条第1項に規定する各課の文書管理者の勤務時間外に到達した文書を受け付けたときは,次の各号に定めるところより取り扱わなければならない。

(1) 受け付けた文書は,時間外文書受付簿に記帳のうえ保管し,当該文書管理者の勤務時間開始後速やかに,庁舎にあっては総務課長又は区総務担当課長に,庁舎外の局,部又は課にあってはそれぞれの庶務を担当する課の課長にそれぞれ引き渡すこと。

(2) 緊急の処理を要するものは,庁舎にあっては総務課長又は区総務担当課長に,庁舎外の局,部又は課にあっては庶務を担当する課の課長にそれぞれ連絡してその指示を受けること。

(平成21訓令4・一部改正)

(収受)

第15条 文書主任は,第13条の規定により文書を受領した場合若しくは文書が直接各課に到達した場合又は電子メール若しくは文書管理システムを利用した電磁的記録を受信した場合において,職務上必要と認めるときは,文書管理システムに収受の登録(以下「収受登録」という。)を行わなければならない。この場合において,第11条第2項各号に掲げる文書がある場合は,併せて当該各号に定める処理をしなければならない。

2 前項の規定により収受登録を行う文書については,併せて収受印(様式第15号)を押さなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず,次に掲げる文書又は電磁的記録は,文書管理システムにおける収受登録を要しない。

(1) 第11条第1項各号に掲げる文書

(2) 通知,案内等その内容が軽易な電磁的記録

(3) 主管課において,収受発送簿に代わる他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたもの

(4) 他の法令等において処理の方法が定められているもの

4 総合行政ネットワーク文書は,総務担当課の文書主任において受信し,次の各号に定めるところにより処理を行うものとする。

(1) 総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されているかどうかを確認すること。

(2) 前号の規定により確認を行った当該文書を速やかに当該文書の主管課に送信すること。

(3) 当該文書の主管課が収受登録を行うこと。

第2節 収受後の処理

(収受した公文書の処理)

第16条 収受した公文書(以下「収受文書」という。)は,次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次のいずれかに該当する収受文書は,速やかに一応供覧(処理について指示を受けるため上司に供覧することをいう。)をしなければならない。

 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの

 処理について長期の日時を要すると認められるもの

(2) 前号に該当しない収受文書への対応については,速やかに起案すること。

(3) 通知書等特段の措置を必要としないものは,供覧すること。

(4) 前3号に定めるもののほか,関係職員への周知が必要であるときは,収受文書を回覧すること。

(他の課に関係ある収受文書)

第17条 文書主任は,収受文書が2以上の課に関係あるときは,電磁的記録にあっては文書管理システム等による関係課への送信により,文書にあっては電磁的記録に変換したものの送信又は写しの配布により,これを関係課に通知しなければならない。

第3章 起案及び決裁

第1節 起案

(起案)

第18条 起案は,電子起案によるものとし,次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(1) 関連事項は,支障のない限り一括して起案すること。

(2) 2以上の課の主管に属する事務に関するものであるときは,あらかじめ関係ある課と十分協議して起案すること。

(3) 起案年月日,文書分類記号,保存期間,決裁区分(福岡市事務決裁規程(昭和51年福岡市達甲第7号)に定める決裁権者及び専決権者の区分をいう。)及び起案の理由を登録するとともに,関係法令その他参考となる事項を明らかにする資料を添付すること。

(4) 前号に規定する資料が文書である場合は,可能な限り電磁的記録へ変換すること。

(5) 非公開情報(福岡市情報公開条例(平成14年福岡市条例第3号)第7条各号に掲げる情報をいう。)が含まれているときは,当該情報がみだりに知られることのないよう,文書及び財務システムへの登録において,件名及び共有区分を適切に取り扱うこと。

2 前項の規定にかかわらず,次に掲げる場合は,当該各号に定める方法による起案を行うことができる。

(1) 次の又はに該当する場合(財務会計に関する公文書に係る場合を除く。) 起案用紙(様式第1号に限る。第4項第1号において同じ。)による起案

 機密に属し,所属する課内での共有ができない場合

 関係書類が大量である場合又は電磁的記録以外のものである場合

 その他主管課長が電子起案により難いと判断した場合

(2) 次の又はに該当する場合(財務会計に関する公文書に係る場合に限る。) 起案用紙(様式第1号の2に限る。)による起案

 契約課契約(福岡市契約及び検査に係る事務分掌の特例に関する規則(平成13年福岡市規則第88号)別表第1契約課の項に掲げるものをいう。)の予算執行伺,財政局合議が必要な支出負担行為書その他の審査課長が紙起案によることと指定したものである場合

 支出命令書その他の審査課長が電子起案によることと指定する文書を除き,主管課長が電子起案により難いと判断した場合

(3) 法令等で規定されている様式又は定例的なもので主管課長が様式を定めている場合 当該様式(以下「特定の様式」という。)による起案

(4) 当該文書の内容が定例又は軽易なものである場合 収受した文書の余白に処理案を朱書して行う起案(以下「簡易起案」という。)

3 前項に規定する起案は,次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(1) 緊急を要する文書は「至急」と,重要な文書は「重要」と起案に用いる用紙等に朱書すること。

(2) 機密に属する文書は,「秘」と起案に用いる用紙等に表示するほか,封筒に入れる等配慮すること。

4 前項に定めるもののほか,次の各号に掲げる起案は,当該各号により行わなければならない。

(1) 起案用紙による起案 第1項第1号から第3号までの規定の例により起案を行い,件名その他必要事項を文書及び財務システムに登録すること。

(2) 特定の様式による起案及び簡易起案 第1項第1号から第3号までの規定の例により起案を行うこと。ただし,文書分類記号,保存期間及び決裁区分については,省略することができる。

(平成20訓令15・一部改正)

(作成要領及び公文例)

第19条 公文書は,次の各号に定めるところにより,努めて平易簡明に作成しなければならない。

(1) 漢字は,「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)によること。

(2) 仮名遣いは,「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)によること。

(3) 送り仮名は,「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)によること。

2 文書の用紙は,日本工業規格A列4番を縦長に用いるものとする。ただし,これにより難い場合は,この限りでない。

3 文書の書き方は,左横書きとする。ただし,法令等の規定により様式が定められているもの及びその他総務課長が縦書きを適当と認めたものについては,この限りでない。

4 公用文の書き方,文体,用字,用語,書式その他公用文の作成要領は,別に定めるところによる。

5 議案,議会提出文書,専決処分書,条例,規則,訓令,告示及び公告並びに施行する公文書の文例は,別表のとおりとする。

(平成22訓令15・一部改正)

第2節 決裁及び合議

(決裁)

第20条 決裁を要する公文書は,上司の承認を受けた後,決裁権者又は専決権者の決裁を受けなければならない。

2 前項の場合において,電子起案を行った案件については電子決裁によるものとし,紙起案を行った案件については紙決裁によるものとする。

(合議等)

第21条 2以上の局,部又は課に関係ある事項については,関係の深い局,部又は課から順次合議しなければならない。

2 合議を受けた者は,その公文書を速やかに処理しなければならない。

(代決等)

第22条 福岡市事務決裁規程の規定により代決を行う場合は,紙決裁によるものとし,当該押なつ欄に「代」と朱書し,代決する者が押なつしなければならない。この場合において,決裁権者又は専決権者が復帰したときは,速やかに報告し,又は供覧しなければならない。

2 緊急を要する決裁で決裁権者又は専決権者以外の上司が不在の場合は,次の各号に掲げる区分に応じ,当該各号に定めるところによらなければならない。

(1) 電子決裁 文書及び財務システムに後閲の処理を行い,当該上司が登庁の際,直ちに確認できる状態にすること。

(2) 紙決裁 起案用紙等の当該押なつ欄に「後閲」と朱書し,当該上司が登庁の際,速やかに報告し,又は供覧すること。

(平成20訓令15・一部改正)

第4章 施行

第1節 文書記号及び文書番号等

(決裁を経た起案文書の取扱い)

第23条 起案文書(電子起案又は紙起案を行った公文書をいう。以下同じ。)の決裁が完了したときは,決裁年月日を文書及び財務システム又は起案用紙等に記録し,次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 施行を要する公文書(軽易なものを除く。)については,次条に定めるところにより文書記号及び文書番号を付すこと。

(2) その他の公文書については,その内容に従い,適切に処理すること。

(平成20訓令15・一部改正)

(文書記号及び文書番号)

第24条 文書記号は,局,部又は課の名称の略称を基準として総務課長が定める。ただし,許可,認可又は証明等の業務を行う場合においては,当該業務を所管する課の文書管理者がその取扱いを明らかにしたうえで独自の記号を定めることができる。

2 文書番号は,会計年度又は暦年ごとに付すものとする。この場合において,収受文書に対する回答として発送等を行う公文書又は発送等を行った公文書に対する回答として収受する公文書については,既に付した番号を用いるものとする。

(浄書)

第25条 浄書を要する公文書については,起案者が浄書したものを決裁を経た起案文書と照合しなければならない。

第2節 発送等

(発信者名義等)

第26条 公文書の発信者名義は,市長,行政機関の長その他法令により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし,軽易なものについては,その性質及び内容に応じた発信者名義とすることができる。

2 前項の規定にかかわらず,印影印刷用公印の印影を使用する公文書及び本市の機関へ伝達する公文書については,職名のみによることができる。

3 施行を要する公文書には,必要に応じ,発信者名の下に所管の局部課名を括弧書きで表示するとともに,下部余白に担当者名及び連絡先を表示するものとする。

(平成20訓令15・一部改正)

(公印及び契印)

第27条 施行する公文書への公印の押なつは,次に掲げるものについて行うものとする。

(1) 契約,許可,認可その他法的効果を有するもの

(2) 法令等において公印の押なつを要することとされているもの

(3) その他主管課長が必要と認めるもの

2 本市の機関以外に対して施行する公文書への公印の押なつを省略するときは,当該公文書の右上に「公印省略」と表示しなければならない。

3 第1項第1号に規定する公文書が2枚以上のものであるときは,公印でその継ぎ目を割印しなければならない。

4 契印は,特に必要と認められる場合に限り,押なつするものとする。

(発送等)

第28条 本市の機関以外への公文書(電磁的記録を除く。次項において同じ。)の伝達は,発送(電子郵便によるものを除く。以下同じ。)によるものとし,庁舎内の課にあっては総務課(区役所にあっては区総務担当課)において,庁舎外の局,部又は課にあってはそれぞれの庶務を担当する課又は主管課において行う。ただし,庁舎内において,緊急を要する場合その他必要があると認める場合は,主管課において発送又は手渡しを行うことができる。

2 電子郵便による公文書の発送の方法については,財政局長が別に定めるところによる。

3 本市の機関以外への公文書の伝達(文書管理システム,全庁OAシステム又はファクシミリを利用するものに限る。)は,各課において行うものとする。この場合において,当該伝達は,総務課長が別に定めるところにより行わなければならない。

4 本市の機関への公文書の伝達は,文書管理システムによる送信により行うものとする。ただし,これにより難い場合は,文書の配布を行うことができる。

5 前項ただし書の場合において,総務課又は区総務担当課に設置する文書連絡箱を利用して配布する方法によるものとする。ただし,機密に属する場合,緊急を要する場合その他必要があると認める場合は,主管課は直接配布することができる。

(平成21訓令4・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の送信及び電子署名)

第29条 総合行政ネットワーク文書の送信は,総務担当課の文書主任が行うものとする。

2 総務担当課の文書主任は,総合行政ネットワーク文書を送信するときは,これに電子署名を付与するものとする。ただし,軽易なものについては,電子署名を付与しないで送信することができる。

3 電子署名に関し必要な事項は,総務企画局行政部長が別に定める。

(平成21訓令4・平成22訓令6・一部改正)

(機密等を要する公文書)

第30条 公文書のうちその内容が機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものの施行は,文書の発送又は手渡しによらなければならない。

2 第28条第4項及び前項の規定にかかわらず,本市の機関へ伝達する公文書のうち親展の取扱いを必要とするものは,電子メールの送信によることができる。

3 機密に属するものについては,その文書及び封筒に「秘」と,親展の取扱いを必要とするものは「親展」と表示しなければならない。

(施行後の取扱い)

第31条 起案文書の施行が終わったときは,施行年月日を文書管理システム又は起案用紙等に記録しなければならない。

第5章 整理及び保存

第1節 整理

(文書分類表による整理)

第32条 公文書は,別に定める文書分類表に基づき整理しなければならない。

2 文書管理者は,文書分類表の記載事項を変更しようとするときは,速やかに総務課長に申し出て,その承認を受けなければならない。

(完結日)

第33条 公文書が完結する日(以下「完結日」という。)は,次の各号に掲げる公文書の区分に応じ,当該各号に定める日とする。

(1) 議案 議会の議決を経た日

(2) 議会提出文書 議会に提出した日

(3) 専決処分書 専決処分をした日

(4) 条例,規則,訓令,告示及び公告 公布,公表又は公示をした日

(5) 照会,申請等の往復文書 それらに対して回答,許可等を発送し,若しくは送信し,又はこれらが到達した日

(6) 帳簿類 当該帳簿の閉鎖の日

(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日

(8) 出納に関係する書類 当該出納のあった日

(9) 契約関係文書 当該契約の期間が満了する日

(10) 決裁を必要とするもの(前各号に掲げるものを除く。) 当該決裁が完了した日(ただし,当該公文書が次号に該当する場合は同号に定める日とする。)

(11) 供覧又は回覧を必要とするもの その供覧又は回覧が終わった日

(12) 台帳類のうち決裁等の処理を要しないものであって,主管課長が常時使用するものとして指定したもの 常時使用しなくなった日

(13) その他の公文書 当該公文書が施行された日

(完結時の処理)

第34条 文書管理システムにより電子決裁を行った公文書が完結したときは,同システムに完結日を記録するとともに,次条第1項に規定する文書ファイルに綴じ込まなければならない。

2 財務会計システムにより電子決裁を行った公文書が完結したときは,次条第1項に規定する文書ファイルに綴じ込まなければならない。

3 紙決裁を行った公文書が完結したときは,次の各号に定めるところにより処理をしなければならない。

(1) 成冊し,その背表紙には,文書の名称,完結年度,保存期間,文書分類記号及び主管課名を記載した文書保存シールを貼ること。

(2) 年間の発生件数が少ないものは,文書分類表上の節及び保存期間が同一の文書に限り,合冊できること。

(3) 目次を付すこと。

(4) 文書の成冊に当たっては,当該文書の保存期間に耐えるよう製本その他の適切な措置を講じること。

(5) 起案用紙(様式第1号及び様式第1号の2に限る。)による起案を行ったものであるときは,前2項に規定する処理を行うこと。

4 第18条第1項第4号の規定により文書を電磁的記録に変換したときの当該文書(法令その他刊行物等を除く。)の整理については,前項各号の規定の例による。

5 公文書の整理は,会計年度ごととする。ただし,暦年ごとに整理する必要がある場合は,この限りでない。

(平成20訓令15・一部改正)

(文書ファイル及び文書ファイル管理簿の設定)

第35条 各課は,完結した公文書を綴じ込むため,文書及び財務システム上に文書ファイルを設けなければならない。この場合において,文書ファイルの設定は,文書分類表に定められた名称ごとに行い,完結年度,保存期間その他必要事項を入力するものとする。

2 各課は,前項の文書ファイルについて,公文書が完結した日の属する年度ごとに総務課長が定める時期までに,文書及び財務システム上に文書ファイル管理簿を設けなければならない。

(平成20訓令15・一部改正)

(未処理文書の確認及び整理保管)

第36条 文書主任は,その属する課における未処理である文書等の有無について随時確認し,適切な処理がなされるよう担当者に必要な指示を行わなければならない。

2 担当者は,未処理である文書を一定の場所に整理保管し,常にその所在を明らかにしておかなければならない。

第2節 保存

(保存)

第37条 完結した公文書(以下「完結文書」という。)は,文書分類表の区分に従い保存しなければならない。

(電磁的記録の保存及び管理)

第38条 完結文書(電磁的記録に限る。)は,文書管理システムに記録された電磁的記録にあっては総務課長が,財務会計システムに記録された電磁的記録にあっては審査課長が,庶務管理システムに記録された電磁的記録にあっては人事課長が,各課が所管する公文書である電磁的記録(各システムに記録されたものを除く。)にあっては文書管理者が,次の各号に定めるところにより,適正に保存し,及び管理しなければならない。

(1) き損,滅失,改ざん,漏えい等が生じないようにすること。

(2) 情報化の進展状況,記録媒体の耐用年数等を勘案して,必要に応じて,定期的なバックアップ等の措置を講じること。

2 常用文書の保存は,文書管理システムにおいて行う。ただし,これにより難い場合は,主管課長が指定する場所において保存する。

(平成20訓令15・一部改正)

(災害時に対する措置)

第39条 文書管理者は,公文書のうち重要なものについては,災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(電磁的記録以外の完結文書の引継ぎ)

第40条 文書管理者(庁舎外の局,部又は課の文書管理者を除く。)は,電磁的記録以外の完結文書(保存期間が1年である公文書及び常用文書を除く。)については,統括文書主任を通じ,当該文書の完結年度の翌々年度(暦年により編さんした完結文書にあっては,完結年の翌々年)の9月末日までに総務課長(区役所にあっては,区総務担当課長。以下「総務課長等」という。)に引き継がなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,文書管理者は,事務処理上その他特別の理由により引継ぎができない完結文書について総務課長等の承認を受けて,当該文書管理者の指定する場所において保存することができる。

3 庁舎外の課の文書管理者は,電磁的記録以外の完結文書をその指定する場所において保存するものとする。

(平成21訓令4・一部改正)

(完結文書の収蔵及び保存の委託)

第41条 総務課長等は,前条第1項の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは,直ちに書庫に収蔵しなければならない。

2 総務課長等は,前項の規定により収蔵した文書(以下「収蔵文書」という。)について,当該文書を所管する課の文書管理者及び総合図書館長と協議のうえ,適当と認めるものの保存を総合図書館長に委託することができる。

3 前項に定めるもののほか,収蔵文書の保存の委託について必要な事項は,総務課長が定める。

(完結文書の総合図書館長への移管)

第42条 総務課長等は,収蔵文書のうち完結後30年を経過したもの(次に掲げるものを除く。)及び保存期間が満了したもので別に定める基準により歴史的又は文化的価値があると認められるものについては,当該文書を所管する課の文書管理者及び総合図書館長と協議のうえ,当該文書管理者が作成した移管公文書目録(様式第16号)を添えて総合図書館長へ移管するものとする。

(1) 現に使用しているもの

(2) 移管することができない特別の理由があるもの

2 文書管理者は,第40条第2項又は第3項の規定により保存する文書(以下「保存文書」という。)のうち完結後30年を経過したもの(前項各号に掲げるものを除く。)及び保存期間が満了したもので別に定める基準により歴史的又は文化的価値があると認められるものについては,総合図書館長と協議のうえ,当該文書管理者が作成した移管公文書目録を添えて総合図書館長へ移管するものとする。

3 文書管理者は,第1項及び前項の規定により完結文書の移管を行ったときは,総務課長にその旨を報告しなければならない。

4 総務課長は,前項の規定による報告を受けたときは,必要な措置を講じるものとする。

(閲覧及び貸出し)

第43条 文書及び財務システムにおいて保存されている他課の完結文書を閲覧しようとするときは,当該完結文書の共有区分に従って行わなければならない。

2 収蔵文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは,文書閲覧・貸出申請書(様式第17号)により総務課長等に申請しなければならない。

3 収蔵文書は,総務課長等の指示に従い,所定の場所で閲覧しなければならない。

4 収蔵文書の貸出期間は,5日以内とする。ただし,総務課長等がやむを得ない理由があると認めるときは,この限りでない。

5 総務課長等は,貸出期間中であっても,必要があると認めるときは,当該貸出文書を返却させることができる。

6 収蔵文書の貸出しを受けた職員は,当該文書を庁舎外に持ち出し,又は転貸してはならない。ただし,やむを得ない理由があると文書管理者が認め,総務課長等の許可を得た場合に限り,庁舎外に持ち出すことができる。

7 前各項の規定は,保存文書の閲覧及び貸出しについて準用する。この場合において,これらの規定中「収蔵文書」とあるのは「保存文書」と,「総務課長等」とあるのは「文書管理者」とする。

(平成20訓令15・一部改正)

(保存期間の延長)

第44条 文書管理者は,次の各号に掲げる公文書については,その保存期間が満了した日後においても,それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間,保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査,検査等の対象となっているもの 当該監査,検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟に関するもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に継続している不服申立てに関するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 福岡市情報公開条例第5条の規定による公開の請求があったもの 同条例第11条第1項又は第2項の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 福岡市個人情報保護条例(平成17年福岡市条例第103号)第18条第1項の規定による開示の請求,第33条第1項の規定による訂正の請求又は第42条第1項の規定による利用停止の請求があったもの 同条例第24条第1項若しくは第2項第36条第2項又は第45条第2項の決定の日の翌日から起算して1年間

2 文書管理者は,保存期間を経過した公文書で,更に保存年限を定めて保存する必要があるものについては,総務課長の承認を得て,保存期間の延長をすることができる。

(書庫の管理)

第45条 書庫は,総務課長等が管理し,整理整とんに努めなければならない。

2 書庫内においては,火気を厳禁し,災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第46条 公文書のうち総務課長が適当と認めるものについては,その公文書をマイクロフィルムにして保存することができる。

2 マイクロフィルムの整理及び保存に関し必要な事項は,総務課長が別に定める。

(紛失等)

第47条 第43条第2項の規定に基づき,閲覧又は貸出しを受けた収蔵文書を紛失し,破損し,又は汚損したときは,当該職員が所属する課の文書管理者は,その属する局の長に報告するとともに,本庁舎にあっては総務課長に,区役所庁舎にあっては区総務担当課長及び総務課長に始末書を提出しなければならない。

2 保存文書を紛失し,破損し,汚損し,又は消去したときは,当該職員が所属する課の文書管理者は,その属する局の長に報告するとともに,総務課長に始末書を提出しなければならない。

3 総務課長は,前2項の規定により始末書の提出を受けたときは,総務企画局長の決裁を経て,必要な措置を講じるものとする。

(平成21訓令4・一部改正)

第6章 廃棄

(廃棄)

第48条 保存期間が満了した公文書は,次の各号のいずれかに該当するものを除き,文書管理者による決定に基づいて,廃棄しなければならない。

(1) 第42条第1項及び第2項に規定する総合図書館長へ移管する公文書

(2) 第44条に規定する保存期間の延長を行った公文書

2 各システムにおいて保存されている完結文書は,それぞれのシステムによって廃棄を行い,その他の完結文書については,その形質に応じた廃棄を行うものとする。

3 文書管理者は,公文書の廃棄を行ったときは,総務課長にその旨を報告しなければならない。

(平成20訓令15・一部改正)

(廃棄時の注意事項)

第49条 個人情報若しくは機密情報が記録されている公文書又は印影その他悪用のおそれがあると認められるもの(各システムで処理されている公文書を除く。)は,その部分を裁断し,焼却し,又は消去する等適切な処理をしなければならない。

(平成20訓令15・一部改正)

第7章 議案等の取扱い

(議案等の取扱い)

第50条 議案,議会提出文書,専決処分書,条例,規則,訓令,告示及び公告の起案その他の取扱いについては,この章に定めるもののほか,第3章から前章までに定めるところによる。

(起案等)

第51条 次の各号に掲げる案の起案は起案用紙(様式第2号)を用いることとし,起案したときは,当該各号に定めるところにより法制課へ送付し,審査を受けなければならない。

(1) 議案及び議会提出文書の案 原則として議会に提出しようとする日の30日前までに送付すること。

(2) 専決処分書の案 専決処分をする必要が生じたときは,直ちに送付すること。

(3) 規則及び訓令の案 原則として公布又は公表しようとする日の30日前までに送付すること。

2 専決処分書の案と議会への当該専決処分の報告又は承認を求める議案とは,同時に出議しなければならない。

3 条例,規則又は訓令の制定又は改廃に伴い規則又は訓令の制定又は改廃が必要であるときは,条例,規則又は訓令の案と関係規則又は訓令の案を同時に出議しなければならない。

4 告示及び公告の案の起案は電子起案によるものとし,起案したときは,原則として公示しようとする日の14日前までに法制課に送信し,審査を受けなければならない。

(決裁後の取扱い)

第52条 議案,議会提出文書(総務企画局行政部法制課長(以下「法制課長」という。)が指定するものに限る。次条第1項第1号において同じ。),専決処分書,規則,訓令,告示及び公告の決裁が完了したときは,起案者は,直ちにその起案文書を法制課に送付しなければならない。

(平成22訓令6・一部改正)

(法制課における処理)

第53条 前条の規定により法制課に送付された起案文書については,法制課において次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 議案及び議会提出文書については,議案等番号簿に記帳して暦年による番号を付すこと。

(2) 専決処分書については,専決処分番号簿に記帳して暦年による番号を付し,市長印を押なつした原本を作成すること。

(3) 規則及び訓令については,公示令達番号簿に記帳して暦年による番号を付し,公布又は公表の手続をとること。

(4) 告示及び公告については,公示令達番号簿に記帳して暦年による番号を付し,公示の手続をとること。

2 議案及び議会提出文書の印刷及び議会への送付は,法制課において行う。ただし,法制課長が指定するものの印刷は,別に法制課長が定めるところによる。

3 議長から制定又は改廃の議決がなされた条例の送付があったとき又は条例の制定若しくは改廃の専決処分がなされたときは,法制課において,公示令達番号簿に記帳して暦年による番号を付し,その公布の手続をとらなければならない。

4 議案(条例案を除く。)について議長から会議結果の報告があったときは,直ちに法制課においてその結果を原議書(決裁を経た起案文書をいう。以下同じ。)に記入して主管課に返付しなければならない。

5 専決処分書(条例の制定又は改廃に係るものを除く。)の原本は,法制課において保存するものとし,原議書は原本作成後に主管課に返付しなければならない。

6 条例,規則及び訓令の原議書及び原本は,法制課において保存するものとし,主管課においては,その写しを保存しなければならない。

(その他の取扱い)

第54条 前3条に定めるもののほか,第50条に規定する公文書の取扱いに関し必要な事項は,法制課長が定める。

第8章 補則

(委任)

第55条 この規程の施行に関し必要な事項は,総務課長が定める。

2 公文書の取扱いについて,この規程により難い事由がある場合は,総務課長が定めるところにより処理することができる。

附 則

(施行期日)

1 この規程は,平成18年11月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正前の福岡市公文書規程(以下「改正前の規程」という。)の規定に基づきなされた手続その他の行為は,この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

3 改正前の規程別記様式第1号から様式第3号まで,様式第10号から様式第12号まで,様式第13号(一般用に係る部分を除く。)及び様式第14号から様式第15号までの規定により作成された様式は,当分の間,所要の調整をして使用することができる。

4 前2項に定めるもののほか,この規程の施行に関し必要な経過措置は,総務企画局長が定める。

改正文(平成19年3月29日訓令第5号)

平成19年4月1日から施行する。

改正文(平成19年9月27日訓令第17号)

平成19年10月1日から施行する。

改正文(平成20年3月31日訓令第15号)

平成20年4月1日から施行する。

改正文(平成21年3月30日訓令第4号)

平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月29日訓令第6号)

(施行期日)

1 この規程は,平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正前の福岡市公文書規程別記様式第2号の規定により作成された様式は,当分の間,所要の調整をして使用することができる。

別表

公文例

目次

第1部 議案等及び専決処分書

第1 議案

1 条例案

2 一般議案

3 同意・承認を求める議案

4 人事案件

第2 議会提出文書

1 諮問

2 報告

第3 専決処分書

第2部 条例及び規則

第1 公布文,条例(規則)番号及び署名

1 条例

(1) 制定(全部改正)の場合

(2) 一部改正の場合

(3) 廃止の場合

2 規則

(1) 制定(全部改正)の場合

(2) 一部改正の場合

(3) 廃止の場合

第2 条文構成

1 制定

(1) 本則に条を置く場合

(2) 全部改正の場合

(3) 一部改正の場合

(4) 本則に条を置かない場合

2 改正

(1) 全条改正の場合

(2) 条文追加の場合

ア 条を加える場合

イ 項又は号を加える場合

(3) 条文削除の場合

ア 条を削る場合

イ 項又は号を削る場合

(4) 条(項,号)中改正の場合

(5) その他

3 目次

4 附則

(1) 形式

ア 附則が単一の項から成っている場合

イ 附則が2以上の項から成っている場合

ウ 附則が条から成っている場合

(2) 規定の順序

第3部 訓令,告示及び公告

第1 訓令

1 規程形式

(1) 制定

(2) 全部改正

(3) 一部改正

(4) 廃止

2 その他の形式

第2 告示及び公告

1 一般形式

2 改廃形式

第4部 施行する公文書

第1部 議案等及び専決処分書

第1 議案

1 条例案

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2 一般議案

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3 同意・承認を求める議案

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4 人事案件

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第2 議会提出文書

1 諮問

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2 報告

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第3 専決処分書

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第2部 条例及び規則

第1 公布文,条例(規則)番号及び署名

1 条例

(1) 制定(全部改正)の場合

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(2) 一部改正の場合

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(3) 廃止の場合

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2 規則

(1) 制定(全部改正)の場合

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(2) 一部改正の場合

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(3) 廃止の場合

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第2 条文構成

1 制定

(1) 本則に条を置く場合

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(2) 全部改正の場合

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(3) 一部改正の場合

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(4) 本則に条を置かない場合(廃止の場合も同じ。)

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規則も条例に同じ。

(例文中「条例」を「規則」に読み替える。)

2 改正

(1) 全条改正(以下公布文,条例(規則)番号,題名及び附則は省略)の場合

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(2) 条文追加の場合

ア 条を加える場合

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イ 項又は号を加える場合

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(3) 条文削除の場合

ア 条を削る場合

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イ 項又は号を削る場合

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(4) 条(項,号等)中改正の場合

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(5) その他

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3 目次

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注 本則中の各編,章,節及び款の初字は,次の要領によること。

ア 「編」は第3字目,「章」は第4字目,「節」は第5字目,「款」は第6字目とする。

イ 「編」,「章」,「節」,「款」と「編名」,「章名」,「節名」,「款名」との間は,1字空けること。

4 附則

(1) 形式

ア 附則が単一の項から成っている場合

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イ 附則が2以上の項から成っている場合

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ウ 附則が条から成っている場合

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(2) 規定の順序

ア 施行期日に関する規定

例文 この条例(規則)は,公布の日から施行する。

この条例は,○○ 年 月 日から施行する。

この条例は,公布の日から施行する。ただし,第○条の規定は,○○ 年 月 日から施行する。

この条例は,規則で定める日から施行する。

イ 適用日又は適用区分に関する規定

例文 この条例は,○○ 年 月 日以後の○○について適用する。(適用し,同日前の○○については,なお従前の例による。)

ウ 既存の条例又は規則の廃止に関する規定

エ 当該条例又は規則の制定に伴う経過的規定

オ 既存の条例又は規則の改正に関する規定

カ その他の規定

第3部 訓令,告示及び公告

第1 訓令

1 規程形式

(1) 制定

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(2) 全部改正 

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(3) 一部改正 

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(4) 廃止

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(5) 附則

附則の形式は,第2部に同じ。ただし,施行期日に関する規定は,設けないものとし,制定文において特に定めない場合は,制定の日から施行するものとする。

2 その他の形式

(1)

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(2)

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(3)

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(4)

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第2 告示及び公告

1 一般形式

(1)

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(2)

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(3)

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2 改廃形式

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備考

1 公告の形式は,告示の形式の例による。

2 告示又は公告の根拠法令の規定の表現が「公示しなければならない」といったものである場合には,告示又は公告の本文の文末も「公示する」として,法文に合わせる。

3 公示の内容は,原則として法令により義務付けられた内容とする。ただし,関係図書の縦覧,意見の提出等の当該公示事項に関連がある事項については,これを公示すべき明文の規定がない場合でも,公示の本文なお書として付記するものとする。

第4部 施行する公文書

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(平成22訓令6・一部改正)

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(平成20訓令15・追加)

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(平成22訓令6・一部改正)

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(平成20訓令15・一部改正)

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(平成20訓令15・追加)

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(平成21訓令4・一部改正)

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(平成21訓令4・一部改正)

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福岡市公文書規程

平成18年10月16日 訓令第14号

(平成22年12月2日施行)

体系情報
第3類 行政一般/第3章 文書・公印
沿革情報
平成18年10月16日 訓令第14号
平成19年3月29日 訓令第5号
平成19年9月27日 訓令第17号
平成20年3月31日 訓令第15号
平成21年3月30日 訓令第4号
平成22年3月29日 訓令第6号
平成22年12月2日 訓令第15号