○福岡市公文書の管理に関する規則

平成14年4月25日

規則第82号

(目的)

第1条 この規則は,別に定めるもののほか,公文書の作成,分類,保存及び廃棄に関する基準その他公文書の管理に関し必要な事項を定めることにより,本市が保有する公文書の適正な管理を図り,もって行政事務の適正かつ効率的な遂行に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真,フィルム及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして,本市が保有しているものをいう。ただし,官報,公報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(2) 局 福岡市事務分掌条例(昭和33年福岡市条例第39号)第1条に規定する局及び室,会計室並びに区役所をいう。

(3) 課 福岡市事務分掌規則に規定する課,室(課に相当するものに限る。)及び第2種事業所をいう。

(平成19規則20・平成21規則24・一部改正)

(公文書の取扱いの原則)

第3条 公文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに,常に整理してその所在及び処理状況を明らかにし,適正に管理しなければならない。

(管理組織)

第4条 総務企画局行政部総務課長(以下「総務課長」という。)は,本市における公文書の管理に関する事務を統括する。

2 公文書の管理に関する事務を所掌させるため,各課に文書管理者を置き,当該課の長をもってこれに充てる。

(平成22規則9・一部改正)

(到達した文書等の処理)

第5条 本市に到達した文書,図画,写真,フィルム及び電磁的記録は,速やかに収受及び配布その他の処理をしなければならない。

(作成)

第6条 事案の処理に係る意思決定及び報告は,公文書を作成することにより行わなければならない。ただし,次に掲げる場合は,この限りでない。

(1) 処理に係る事案が軽微なものであるとき。

(2) 意思決定又は報告と同時に公文書を作成することが困難であるとき。

2 前項第2号の場合においては,当該事案の処理後,速やかに公文書を作成しなければならない。

(分類及び整理)

第7条 公文書は,事務及び事業の性質,内容等に応じて系統的に分類するとともに,会計年度又は暦年ごとに整理しなければならない。

(目録の作成)

第8条 文書管理者は,公文書の管理を適正に行うため,公文書の名称その他必要な項目を記載した目録を作成しなければならない。

(保存)

第9条 公文書は,第7条の規定により整理した後,専用の場所において適正に保存しなければならない。

2 公文書を保存すべき期間(以下「保存期間」という。)は,法令等に別の定めがあるもののほか,公文書の区分に応じ,別表に定める種別ごとの保存期間を基準とする。

3 保存期間は,職務の遂行上必要があるとき,その他特別の事由があるときは,これを延長することがある。

(廃棄)

第10条 保存期間(前条第3項の規定により延長された場合にあっては,当該延長後の期間。第4項において同じ。)が満了した公文書については,速やかに廃棄の手続をしなければならない。

2 文書管理者は,保存期間が永年である公文書(保存を開始した日から10年を経過していないものを除く。)について,廃棄しなければならない特別の事由が生じたときは,これを廃棄することができる。

3 前項の規定により公文書を廃棄しようとするときは,主管の局の長の承認を経て,総務課長の許可を得なければならない。

4 第1項の規定にかかわらず,歴史的又は文化的な価値を有する公文書については,保存期間の満了後,速やかに福岡市総合図書館に引き継がなければならない。

(規定外の事項)

第11条 この規則に定めるもののほか,公文書の管理及び取扱いに関し必要な事項は,市長が定める。

附 則

この規則は,平成14年7月1日から施行する。

附 則(平成15年3月31日規則第52号)

この規則は,平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月29日規則第48号)

(施行期日)

1 この規則は,平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則による改正後の福岡市公文書の管理に関する規則別表の規定は,平成16年度に完結した公文書(暦年により整理する公文書にあっては,平成17年1月1日以後に完結した公文書)から適用し,平成15年度までに完結した公文書(暦年により整理する公文書にあっては,平成16年12月31日までに完結した公文書)については,なお従前の例による。

附 則(平成18年10月16日規則第139号)

この規則は,平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日規則第20号)

この規則は,平成19年4月1日から施行する。(後略)

附 則(平成21年3月30日規則第24号)

この規則は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月29日規則第9号)

この規則は,平成22年4月1日から施行する。

別表

(平成15規則52・平成16規則48・平成18規則139・一部改正)

種別

公文書の区分

保存期間

1種

1 市政の運営に係る基本方針の決定に関するもの

2 特に重要な事務及び事業の計画に関するもの

3 条例,規則その他例規となるものの原議書

4 市議会に関する公文書で特に重要なもの

5 予算,決算及び出納に関する公文書で特に重要なもの

6 公有財産に関する公文書で特に重要なもの

7 町又は字の区域及び名称の変更に関するもの

8 特に重要な請願,要望等に関するもの

9 重要な不服申立て,訴訟,和解等に関するもの

10 職員の任免,賞罰に関する公文書で重要なもの

11 市町村の編入に関する公文書で重要なもの

12 調査及び統計に関する公文書で特に重要なもの

13 許可及び認可に関する公文書で特に重要なもの

14 契約及び協定に関する公文書で特に重要なもの

15 工事に関する公文書で特に重要なもの

16 その他10年を超えて保存する必要があると認められるもの

永年

2種

1 重要な事務及び事業の計画に関するもの

2 市議会に関する公文書で重要なもの

3 予算,決算及び出納に関する公文書で重要なもの

4 公有財産に関する公文書で重要なもの

5 重要な請願,要望等に関するもの

6 不服申立て,訴訟,和解等に関するもの

7 職員の任免,賞罰に関するもの

8 市町村の編入に関するもの

9 調査及び統計に関する公文書で重要なもの

10 許可及び認可に関する公文書で重要なもの

11 契約及び協定に関する公文書で重要なもの

12 工事に関する公文書で重要なもの

13 その他5年を超えて保存する必要があると認められるもの

10年

3種

1 事務及び事業の計画に関するもの

2 市議会に関するもの

3 予算の執行に関するもの

4 公有財産に関するもの

5 請願,要望等に関するもの

6 調査及び統計に関するもの

7 許可及び認可に関するもの

8 契約及び協定に関するもの

9 工事に関するもの

10 給与及び報酬に関するもの

11 その他3年を超えて保存する必要があると認められるもの

5年

4種

1 公有財産に関する公文書で軽易なもの

2 照会,回答その他の往復文書に関するもの

3 公文書の収受及び発送を記録したもの

4 その他1年を超えて保存する必要があると認められるもの

3年

5種

1 照会,回答その他の往復文書に関する公文書で軽易なもの

2 その他の公文書

1年

備考

1 保存期間は,会計年度により整理する公文書にあっては当該公文書が完結した日(以下「完結日」という。)の属する会計年度(出納整理期間の終了までに完結した予算の執行に係る公文書については,当該予算の年度。以下同じ。)の翌年度の4月1日から,暦年により整理する公文書にあっては完結日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2 前項の規定にかかわらず,常用文書(完結した公文書であって主管課長が事務処理上常時使用するものとして指定したものをいう。)の保存期間は,会計年度により整理する公文書にあっては当該主管課が事務処理上必要とする期間が満了した日(以下「常用期間満了日」という。)の属する会計年度の翌年度の4月1日から,暦年により整理する公文書にあっては常用期間満了日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

福岡市公文書の管理に関する規則

平成14年4月25日 規則第82号

(平成22年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政一般/第3章 文書・公印
沿革情報
平成14年4月25日 規則第82号
平成15年3月31日 規則第52号
平成16年3月29日 規則第48号
平成18年10月16日 規則第139号
平成19年3月29日 規則第20号
平成21年3月30日 規則第24号
平成22年3月29日 規則第9号