2　総務課長は、必要があると認めるときは、次に掲げる措置をとることができる。

2　文書管理者は、当該課における公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに、文書管理システムの適正利用を図り、当該課の文書主任及び文書副主任に対し必要な指示をするものとする。

2　各課に文書主任及び文書副主任各1名を置く。

2　文書主任は、当該課の庶務を担当する係長を、文書副主任は、庶務を担当する職員をもって充てる。

2　各課の文書主任は、当該課の文書管理者の命を受け、当該課における次に掲げる事務を行う。

3　文書副主任は、文書主任を補佐し、文書主任が当該事務を行うことができない場合は、その職務を代理する。

2　各課(総務課を除く。)に必要に応じて前項第1号から第3号までに掲げる帳簿を備え付ける。

2　前項の規定により受け付けた文書のうち、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定める処理をしなければならない。

2　前項の場合において、封筒等の記載事項から配布先を決めることができないときは、当該文書を開封のうえ、当該文書の内容により総務課長が配布先を定めるものとする。

3　2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い主管課に配布するものとする。その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。

2　配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、文書主任において理由を付し、速やかに総務課長に返送しなければならない。

2　前項の規定により収受登録を行う文書については、併せて収受印(様式第10号)を押さなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する文書又は電磁的記録は、文書管理システムにおける収受登録を要しない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は、当該各号に定める方法による起案を行うことができる。

3　前項に規定する起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

4　前項に定めるもののほか、次の各号に掲げる起案は、当該各号により行わなければならない。

2　議案、議会提出文書、専決処分書、条例及び規則の公文例は、福岡市公文書規程別表に定めるところによる。

3　管理規程、訓令、告示及び公告並びに施行する文書の公文例は、福岡市公文書規程別表に定める規則、訓令、告示及び公告並びに施行する文書の公文例の例による。この場合において、規則の公文例中「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と、「福岡市規則第○号」とあるのは「福岡市交通事業管理規程第○号」と読み替え、訓令の公文例中「福岡市訓令第○号」とあるのは「福岡市交通局訓令第○号」と、「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と読み替え、告示の公文例中「福岡市告示第○号」とあるのは「福岡市交通局告示第○号」と、「福岡市長」とあるのは「福岡市交通事業管理者」と読み替えるものとする。

2　前項の場合において、紙起案を行った案件については紙決裁を行うものとし、電子起案を行った案件については電子決裁を行うものとする。

2　電気工作物の工事、維持及び運用に関する保安の確保に関する事項については、電気主任技術者に合議しなければならない。

3　合議を受けた者は、その公文書を速やかに処理しなければならない。

2　緊急を要する決裁で、決裁権者又は専決権者以外の上司が不在の場合は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによらなければならない。

2　文書番号は、会計年度又は暦年ごとに付すものとする。この場合において、収受文書に対する回答として発送等を行う公文書又は発送等を行った公文書に対する回答として収受する公文書については、既に付した番号を用いるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、印影印刷用公印の印影を使用する公文書及び本市の機関へ伝達する公文書については、職名のみによることができる。

3　施行を要する公文書には、必要に応じ、発信者名の下に所管の局部課名を括弧書きで表示するとともに下部余白に担当者名及び連絡先を表示するものとする。

2　本市の機関以外に対して施行する公文書への公印の押印を省略するときは、当該公文書の右上に「公印省略」と表示しなければならない。

3　第1項第1号に規定する公文書が2枚以上のものであるときは、公印でその継ぎ目を割印しなければならない。

4　契印は、特に必要と認められる場合に限り、押印するものとする。

2　電子郵便による公文書の発送方法については、総務課長が別に定めるところによる。

3　本市の機関以外への公文書の伝達(文書管理システム、全庁OAシステム又はファクシミリを利用するものに限る。)は、各課において行うものとする。

4　本市の機関への公文書の伝達は、文書管理システムによる送信により行うものとする。ただし、これにより難い場合は、文書の配布を行うことができる。

2　第31条第4項及び前項の規定にかかわらず、本市の機関へ伝達する公文書のうち親展の取扱いを必要とするものは、電子メールの送信によることができる。

3　機密に属するものについては、その文書及び封筒に「秘」を、親展の取扱いを必要とするものは、「親展」の表示をしなければならない。

2　文書管理者は、文書分類表の記載事項を変更しようとするときは、総務課長に申し出て、その承認を受けなければならない。

2　第20条第1項第4号の規定により文書を電磁的記録に変換したときの当該文書(法令その他刊行物等を除く。)の整理については、前項各号の規定の例による。

3　電子決裁を行った公文書が完結したときは、文書管理システムに完結日を記録するとともに、次条第1項に規定する文書ファイルに綴じ込まなければならない。

4　第1項の場合において、起案用紙(様式第1号)による起案を行ったものであるときは、前項に規定する処理を行わなければならない。

5　公文書の整理は、会計年度ごととする。ただし、暦年ごとに整理する必要がある場合は、この限りでない。

2　各課は、前項の文書ファイルについて、公文書が完結した日の属する年度ごとに総務課長が定める時期までに、文書管理システム上に公文書ファイル管理簿を設けなければならない。

2　担当者は、未処理である文書を一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　主管課長が事務処理上常時使用する完結文書(以下「常用文書」という。)は、事務処理上必要な期間、事務室において保管するものとする。

2　常用文書の保存は、文書管理システムにおいて行う。ただし、これにより難い場合は、主管課長が指定する場所において保存する。

2　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、会計年度により整理する公文書にあっては当該主管課が事務処理上必要とする期間が満了した日(以下「常用期間満了日」という。)の属する会計年度の翌年度の4月1日から、暦年により整理する公文書にあっては常用期間満了日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理者は、事務処理上その他特別の理由により引継ぎができない完結文書について総務課長の承認を受けて、当該文書管理者の指定する場所において保存することができる。

3　局庁舎外の課の文書管理者は、電磁的記録以外の完結文書をその指定する場所において保存するものとする。

2　総務課長は、前項の規定により収蔵した文書(以下「収蔵文書」という。)について、当該文書を所管する課の文書管理者及び総合図書館長と協議のうえ、適当と認めるものの保存を総合図書館長に委託することができる。

3　前項に定めるもののほか、収蔵文書の保存の委託について必要な事項は、総務課長が定める。

2　文書管理者は、第45条第2項又は第3項の規定により保存する文書(以下「保存文書」という。)のうち完結後30年を経過したもの(前項各号のいずれかに該当するものを除く。)及び保存期間が満了したもので別に定める基準により歴史的又は文化的価値があると認められるものについては、総合図書館長と協議のうえ、当該文書管理者が作成した移管公文書目録を添え総合図書館長へ移管するものとする。

3　文書管理者は、前項の規定により完結文書の移管を行ったときは、総務課長にその旨を報告しなければならない。

4　総務課長は、前項の規定による報告を受けたときは、必要な措置を講じるものとする。

2　収蔵文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書閲覧・貸出申請書(様式第12号)により総務課長に申請しなければならない。

3　収蔵文書は、総務課長の指示に従い、所定の場所で閲覧しなければならない。

4　収蔵文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、総務課長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。

5　総務課長は、貸出期間中であっても、必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。

6　収蔵文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると文書管理者が認め、総務課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。

7　前各項の規定は、保存文書の閲覧及び貸出しについて準用する。この場合において、これらの規定中「収蔵文書」とあるのは「保存文書」と、「総務課長」とあるのは「文書管理者」と読み替えるものとする。

2　文書管理者は、保存期間を経過した公文書で、更に保存年限を定めて保存する必要があるものについては、総務課長の承認を得て、保存期間の延長をすることができる。

2　書庫内においては、火気を厳禁し、災害時に対する措置を講じておかなければならない。

2　マイクロフィルムの整理及び保存について必要な事項は、総務課長が別に定める。

2　保存文書を紛失し、破損し、汚損し、又は消去したときは、当該職員が所属する課の文書管理者は、総務課長に始末書を提出しなければならない。

3　総務課長は、前2項の規定により始末書の提出を受けたときは、総務部長の決裁を経て、必要な措置を講じるものとする。

2　それぞれのシステムにおいて保存されている完結文書は、同システムによって廃棄を行い、その他の完結文書については、その形質に応じた廃棄を行うものとする。

3　文書管理者は、公文書の廃棄を行ったときは、総務課長にその旨を報告しなければならない。

2　前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、主管の部長の決裁を経て、総務課長の承認を得なければならない。

2　専決処分書の案と議会への当該専決処分の承認を求める議案とは、同時に出議しなければならない。

3　条例、規則、管理規程又は訓令の制定又は改廃に伴い規則、管理規程又は訓令の制定又は改廃が必要であるときは、条例、規則、管理規程又は訓令の案と関係規則、管理規程又は訓令の案を同時に出議しなければならない。

2　公文書の取扱いについて、この規程により難い事由がある場合は、総務課長が定めるところにより処理することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年11月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程施行の日から五月間に本市の機関外に対して施行する公文書については、第27条で規定する文書記号に「福」を冠用するものとし、この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程(以下「改正前の規程」という。)第39条に基づきなされた手続はこの規程の相当規定によりなされた手続とみなす。

3　改正前の規程別記様式第1号から第3号まで、様式第7号及び第8号、様式第9号から第11号までの規定により作成された様式は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(福岡市交通局安全管理規程の一部改正)

4　福岡市交通局安全管理規程(平成18年福岡市交通事業管理規程第11号)の一部を次のように改正する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程別記様式第1号の規定により作成された様式は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程別記様式第2号及び様式第4号の規定により作成された様式は、当分の間、なお所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程による改正前の福岡市交通局公文書規程別記様式第5号から様式第7号まで及び様式第12号の規定により作成された様式は、当分の間、なお所要の調整をして使用することができる。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。